наименование документа ПОСТАНОВЛЕНИЕ Главы г. Вологды от 29.11.2000 N 2805 "ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОРЯДКА РАССМОТРЕНИЯ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ВОЛОГДЫ" Источник публикации Документ опубликован не был --------------------------------------------------------------- ГЛАВА Г. ВОЛОГДЫ ПОСТАНОВЛЕНИЕ от 29 ноября 2000 г. N 2805 ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОРЯДКА РАССМОТРЕНИЯ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ВОЛОГДЫ В соответствии с законом Вологодской области "Об обращениях граждан", Уставом города Вологды и в целях упорядочения работы с обращениями граждан в Администрации города постановляю: 1. Утвердить прилагаемый Порядок рассмотрения обращений граждан в Администрации города Вологды. 2. Руководителям структурных подразделений довести настоящий Порядок до сведения работников, а также до сведения руководителей подведомственных муниципальных предприятий и учреждений. 3. Контроль за выполнением постановления возложить на заместителя Главы города по управлению Смирнова А.А. Глава г. Вологды А.С.ЯКУНИЧЕВ Утвержден постановлением Главы г. Вологды от 29 ноября 2000 г. N 2805 ПОРЯДОК РАССМОТРЕНИЯ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ВОЛОГДЫ Общие положения 1. Настоящий Порядок разработан в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации о местном самоуправлении, законом Вологодской области "Об обращениях граждан" N 311-ОЗ от 7 декабря 1998 года, Уставом города Вологды. 2. Делопроизводство по обращениям граждан ведется отдельно от других видов делопроизводства. Ведение делопроизводства и осуществление контроля за исполнением по обращениям граждан, поступившим в адрес руководства Администрации города, а также организация личного приема граждан руководством Администрации города возложены на Приемную по личным обращениям граждан Управления муниципальной службы. Ведение делопроизводства и осуществление контроля за исполнением по обращениям граждан (в том числе и устным), поступившим непосредственно в структурные подразделения Администрации города, возложены на работников, ответственных за ведение делопроизводства в структурных подразделениях Администрации города Вологды, которые ежемесячно составляют отчет о рассмотренных в структурном подразделении обращениях граждан по установленной форме (приложение N 1) и представляют в Приемную по личным обращениям граждан УМС. Работники Приемной по личным обращениям граждан УМС осуществляют методическое руководство и контроль за рассмотрением обращений граждан в структурных подразделениях Администрации города, а также, анализируя предоставленные отчеты, ежемесячно готовят информацию о количестве принятых посетителей и результатах рассмотрения обращений граждан в Администрации города для представления Главе города Вологды. 3. Действие настоящего Положения распространяется на все обращения граждан, за исключением: 3.1. Обращений, связанных с изобретениями, открытиями, рационализаторскими предложениями, порядок рассмотрения которых регламентируется законодательством Российской Федерации. 3.2. Обращений, рассматриваемых в порядке уголовного, гражданского, арбитражного судопроизводства, производства по делам об административных правонарушениях. 3.3. Иных обращений, для которых законами Российской Федерации и Вологодской области установлен иной порядок рассмотрения. 4. Основными задачами в области работы с обращениями граждан являются: 4.1. Создание целостной системы рассмотрения обращений граждан. 4.2. Повышение персональной ответственности руководителей за своевременное и полное рассмотрение обращений граждан. 4.3. Постоянное совершенствование работы муниципальных служащих с населением, соблюдение на всех уровнях управления действующего законодательства, этических норм. 4.4. Организация обратной связи между Администрацией города и населением, в результате анализа поступивших обращений граждан получение необходимой информации для принятия соответствующих мер и управленческих решений. 5. Обращения граждан могут вноситься в виде предложений, заявлений и жалоб: 5.1. Предложение - обращение гражданина или группы граждан, направленное на улучшение порядка организации и деятельности государственных и муниципальных органов и организаций, на совершенствование правовой основы государственной и общественной жизни, решение вопросов экономической, политической, социально - культурной и других сфер деятельности государства и общества. 5.2. Заявление - обращение гражданина или группы граждан в целях реализации их прав, свобод и законных интересов. 5.3. Жалоба - обращение гражданина или группы граждан по поводу нарушения принадлежащих им или другим гражданам прав и охраняемых законом интересов. Работа с письменными обращениями граждан 6. Основными требованиями к рассмотрению письменных обращений граждан являются: 6.1. Осуществление строгого контроля за исполнением поручений по письмам, в которых приводятся факты нарушения законных интересов граждан и злоупотреблений должностных лиц, содержаться требования о реализации на практике установленных льгот, поднимаются социально значимые для жителей города или отдельных трудовых коллективов вопросы. 6.2. Соблюдение установленных действующим законодательством сроков работы с обращениями граждан. Продление срока исполнения и снятие с контроля должно осуществляться руководителем, давшим поручение. 6.3. Информирование заявителей о состоявшемся промежуточном и окончательном решении. 6.4. Аргументация отказов в удовлетворении требований заявителей. 6.5. Практика рассмотрения заявлений и жалоб о нарушении прав граждан с выездом на место. 6.6. Повышение качества рассмотрения обоснованных заявлений граждан, в том числе поступивших из федеральных органов, а также направленных депутатами всех уровней. Обеспечение полноты и достоверности информации, направляемой по результатам проверки заявлений, завершение работы с обращением лишь после фактического выполнения принятого по нему решения. 6.7. Внесение особо значимых писем граждан, аналитических материалов по обращениям граждан на рассмотрение Главе города с целью принятия необходимых управленческих решений. Прием, регистрация, направление письменных обращений граждан 7. Письменные обращения граждан, поступившие в адрес Главы города Вологды, его заместителей, а также в адрес Администрации города регистрируются в день поступления в Приемной по личным обращениям граждан УМС в ПЭВМ путем заполнения электронной регистрационной карточки в базе данных "Обращения граждан". На документе проставляется штамп с входящим номером и датой получения в правом нижнем углу первого листа на лицевой стороне. На документах, поступивших в Приемную по личным обращениям граждан УМС после 16.00 часов, ставится время поступления, и они регистрируются и направляются на рассмотрение Главе города, его заместителям, руководителям структурных подразделений на следующий день. Письменные обращения граждан, поступившие в адрес руководителей структурных подразделений, регистрируются работниками, ответственными за ведение делопроизводства в структурных подразделениях в ПЭВМ в базе данных "Делопроизводство приемной" или в журнале установленной формы, отдельно от остальных документов. Письменное обращение должно содержать адрес и наименование органа местного самоуправления или должностного лица Администрации города, которым оно адресовано, суть предложения, заявления или жалобы, а также фамилию, имя, отчество обратившегося, его адрес, телефон, дату и личную подпись. Конверты с обращениями граждан сохраняются в тех случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля необходима для подтверждения времени отправления. Обращения, в которых отсутствуют фамилия, адрес, личная подпись обратившегося, считаются анонимными и не подлежат рассмотрению, за исключением содержащих сведения о совершении или подготовке преступлений. Последние обращения направляются в соответствующие правоохранительные органы и проверяются в порядке, установленном уголовно - процессуальным законодательством. Не рассматриваются также обращения, содержащие выражения, оскорбляющие честь и достоинство других лиц, и не содержащие изложения фактов нарушения законных прав заявителя или иных граждан. После регистрации обращения граждан направляются для рассмотрения Главе города, его заместителям в соответствии с содержанием. Обращения, не подлежащие рассмотрению, представляются руководству для ознакомления и затем подшиваются в отдельное дело. Указание об исполнении обращения гражданина дается руководителем в форме резолюции, которая заносится в регистрационную карту, а затем направляется исполнителю. В случае, если в резолюции руководителя, рассмотревшего обращение, указаны несколько исполнителей, ответственных за исполнение поручения, контроль за сроками рассмотрения и подготовкой ответа осуществляет исполнитель, указанный в резолюции первым. Соисполнители представляют ответственному исполнителю все необходимые материалы для подготовки ответа не позднее, чем за 7 дней до истечения срока исполнения обращения. Если решение вопросов, поставленных в обращении гражданина, не относится к ведению Администрации города, оно в течение пяти дней направляется по принадлежности с уведомлением об этом автора обращения (приложение N 2). Должностным лицам (исполнителям), в компетенцию которых не входит решение вопросов, поставленных в обращении гражданина, необходимо возвратить его в Приемную по личным обращениям граждан для переадресовки. 8. Обращения граждан, поступившие повторно, регистрируются в базе данных (журнале) с грифом "повторно", о чем делается пометка в регистрационной карточке. К регистрационному номеру повторного обращения добавляется через дефис буква П (например: 584-П). Документы, поступившие повторно, направляются на рассмотрение руководству с предшествующей перепиской по данному вопросу. Повторными следует считать обращения граждан, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени первого обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения или заявителя не удовлетворяет данный ему ответ. Обращения одного и того же лица по одному и тому же вопросу, направленные различным адресатам и поступившие для рассмотрения в один орган, учитываются под регистрационным номером первого обращения с добавлением порядкового номера, проставленного через дробь (например: 584/2). Многократными следует считать обращения граждан, поступившие от одного и того же лица, по одному и тому же вопросу более двух раз. К регистрационному номеру многократного обращения добавляется через дефис буква М (например: 584-М). Коллективными являются обращения, подписанные двумя и более авторами. Коллективными являются бесфамильные обращения, поступившие от имени коллектива организации, а также обращения, подписанные членами одной семьи. К регистрационному номеру коллективного обращения добавляется через дефис буква К (например: 584-К). 9. Сведения, ставшие известными органам местного самоуправления или должностным лицам при рассмотрении обращений, не могут быть использованы во вред гражданам. Запрещается использование и распространение информации о частной жизни граждан без их согласия, а также сведений о его фамилии, имени, отчестве, месте жительства, работы или учебы. 10. Должностные лица, принявшие к рассмотрению обращение гражданина, обязаны: рассмотреть обращение по существу и в установленные сроки; принять обоснованное решение и обеспечить его исполнение; сообщить заявителю о результатах рассмотрения обращения и принятом по нему решении; в случае неудовлетворения требований, изложенных в обращении, довести до сведения заявителя мотивы отказа, а также указать возможный порядок обжалования принятого по заявлению решения. 11. Ответы по обращениям граждан готовятся за подписью руководителя, рассмотревшего обращение и давшего поручение по нему, или за подписью уполномоченного им должностного лица. Как правило, в адрес заявителей направляются письменные ответы. В случае, если письменный ответ заявителю не требуется (разъяснено устно), в дело вместе с обращением подшивается справка, в которой отражается суть устного ответа и обоснование того, что письменный ответ заявителю не требуется (приложение N 3). Заявитель может получить ответ на свое обращение непосредственно у работника, зарегистрировавшего обращение, о чем расписывается на копии ответа, остающейся в деле. Исходящий номер ответа состоит из индекса структурного подразделения, подготовившего ответ (по индексатору), индекса структурного подразделения, зарегистрировавшего ответ, номера дела (по номенклатуре), в которое подшивается переписка по данному вопросу, и порядкового номера, совпадающего с входящим регистрационным номером (например: 5-2/2-1-3-4/524). 12. Обращения граждан считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, по ним приняты необходимые меры и даны исчерпывающие ответы, соответствующие действующему законодательству. 13. Обращения граждан после их разрешения должны быть возвращены со всеми относящимися к ним документами, сопроводительными письмами зарегистрировавшим их работникам, ответственным за ведение делопроизводства, для формирования соответствующих дел. Обращения граждан формируются в дела и сдаются на архивное хранение в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в Администрации города Вологды. Работа с устными обращениями граждан 14. Основными требованиями к рассмотрению устных обращений граждан являются: 14.1. Обеспечение четкой организации личного приема граждан руководством Администрации города в установленные регламентом работы дни и часы, доведенные до сведения граждан через средства массовой информации и иные формы публичных объявлений. Глава города Вологды и его заместители обязаны проводить личный прием граждан не реже одного раза в месяц. 14.2. Создание микроклимата, располагающего к деловому и заинтересованному собеседованию, учет психологических моментов в беседе с посетителями. 14.3. Введение в практику разрешение вопросов в присутствии посетителя за счет четкой организации работы во всех звеньях аппарата, тщательной предварительной подготовки материалов по поднятой проблеме. 14.4. Использование активных форм общения с населением (через средства массовой информации, личные встречи с населением). 14.5. Повышение культуры труда работников Администрации, ведущих прием граждан. Организация приема граждан 15. Организация приема граждан включает: 15.1. Составление и обеспечение соблюдения графика приема граждан руководством Администрации города. 15.2. Запись населения на прием с выяснением волнующей проблемы и соответственно - выбор должностною лица, к которому необходимо обратиться. При первичном обращении для записи на прием, посетители направляются к руководителям соответствующих структурных подразделений или заместителям Главы города, в зависимости от сложности интересующих вопросов и их содержания. На прием к Главе города, как правило, записываются посетители, ранее побывавшие на приеме у руководителей структурных подразделений, заместителей Главы города, но вопрос остался нерешенным. 15.3. Документационное обеспечение приема, которое включает: регистрацию заявителя в базе данных "Обращения граждан" или в регистрационной карточке с указанием сути обращения, фамилии, имени, отчества, места жительства заявителя; назначение даты приема, оповещение об этом заявителя; подготовку (по возможности) необходимых документов к приему по поставленным вопросам; после проведения приема внесение в базу данных (регистрационные карточки) результатов рассмотрения обращений и поручений, данных по ним. 15.4. Присутствие на приеме для информирования должностного лица, ведущего прием, по существу проблемы. 15.5. Ведение делопроизводства по устным обращениям. 15.6. Осуществление контроля за исполнением поручений, данных по рассмотрению обращений. 16. Делопроизводство по устным обращениям граждан ведется аналогично делопроизводству по письменным обращениям. 17. Правом на внеочередной личный прием обладают: ветераны Великой Отечественной войны, ветераны боевых действий на территории других государств; инвалиды; родители, супруги погибших (умерших) ветеранов Великой Отечественной войны и ветеранов боевых действий на территории других государств; граждане, принимавшие участие в ликвидации последствий аварии на Чернобыльской АЭС; граждане, получившие или перенесшие лучевую болезнь, другие заболевания, и инвалиды вследствие Чернобыльской катастрофы; родители, супруги граждан, погибших при исполнении служебных обязанностей, а также умерших вследствие болезней, возникших в связи с исполнением служебных обязанностей. Руководитель, другое должностное лицо обязаны принять гражданина из числа категорий граждан, указанных выше, в срок не позднее 15 дней со дня регистрации обращения, содержащего просьбу о личном приеме, других граждан - в срок не позднее 30 дней. Контроль сроков рассмотрения обращений граждан 18. Для всех видов обращений (индивидуальных и коллективных), поданных в письменной форме, если их рассмотрение не требует продления или принятия безотлагательных мер, устанавливаются единые предельные сроки рассмотрения - один месяц с даты регистрации. 19. Обращения, не требующие дополнительного изучения и проверки, разрешаются безотлагательно в сокращенные сроки, не позднее 15 дней с даты регистрации. В случае указания руководителем конкретного срока исполнения обращения, оно должно быть исполнено в установленный срок. 20. В случаях, когда для разрешения обращений граждан необходимо проведение специальной проверки, запрашивание дополнительных материалов (приложение N 4), либо принятие других мер, сроки их рассмотрения могут быть в порядке исключения продлены Главой города или руководителем, рассмотревшим обращение, но не более чем на один месяц. В этом случае заявителю дается письменный промежуточный ответ, в котором обосновывается необходимость продления сроков (приложение N 5). Общий срок рассмотрения обращения не должен превышать двух месяцев. 21. Заявления военнослужащих и членов их семей в соответствии с действующим федеральным законодательством разрешаются не позднее семи дней со дня регистрации их в Администрации города. 22. Предложения рассматриваются в срок до одного месяца со дня их регистрации. При необходимости дополнительного изучения срок рассмотрения предложений может быть продлен руководителем, рассмотревшим заявление, до шести месяцев с извещением заявителя о продлении срока. 23. Проекты ответов представляются исполнителями для подписи не позднее, чем за 5 дней до окончания срока рассмотрения. Срок, исчисляемый месяцами, истекает в соответствующее число последнего месяца, исчисляемый неделями - в соответствующий день последней недели срока. В случае, если окончание срока рассмотрения обращения приходится на нерабочий день, то днем окончания срока считается непосредственно следующий за ним рабочий день. 24. Срок рассмотрения обращений граждан, поступивших в Приемную по личным обращениям граждан УМС и направленных для рассмотрения в структурные подразделения, исчисляется с даты регистрации в Приемной. Срок рассмотрения обращений граждан, поступивших непосредственно в структурное подразделение, исчисляется с даты регистрации в структурном подразделении. 25. Контроль за своевременным рассмотрением обращений граждан осуществляется работниками Приемной по личным обращениям граждан, работниками, ответственными за ведение делопроизводства в структурных подразделениях. 26. Ответственность за своевременное разрешение обращений граждан возлагается в структурных подразделениях Администрации города на должностных лиц, которые обязаны обеспечить своевременное, правильное и полное исполнение принятых по обращениям решений. 27. Обращения граждан, по которым даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются. Контроль завершается только после принятия исчерпывающих мер по разрешению обращения и вынесения решения руководителем, рассмотревшим обращение, о снятии его с контроля. 28. Обращения граждан, по которым руководством Администрации города Вологды даны конкретные обещания, ставятся на дополнительный контроль до принятия исчерпывающих мер по их выполнению. При выполнении обещаний по обращениям, поставленным на дополнительный контроль, переносе срока их выполнения, либо при отрицательном решении вопросов заявитель уведомляется письменно (приложение N 6). Особенности рассмотрения жалоб 29. Запрещается направлять на рассмотрение жалобы тем должностным лицам, действия (бездействие) которых обжалуются. 30. Гражданин, обратившийся с жалобой, имеет право: лично изложить доводы лицу, проверяющему жалобу; знакомиться с итоговыми материалами проверки по жалобе; предоставлять дополнительные материалы или ходатайствовать об их истребовании органом (должностным лицом), рассматривающим жалобу; получать в установленный срок письменный ответ о результатах рассмотрения жалобы; обжаловать принятое решение; требовать возмещения ущерба в установленном порядке; пользоваться услугами законного представителя или адвоката. 31. Орган (должностное лицо), в компетенцию которого входит разрешение соответствующей жалобы, обязан: принять и зарегистрировать жалобу; рассмотреть жалобу по существу в установленный срок, объективно и своевременно проверить все доводы и факты, приведенные в жалобе, за исключением жалоб, не подлежащих обязательному рассмотрению в соответствии с абзацем 5 пункта 7 настоящего Положения;