наименование документа РЕШЕНИЕ Вологодской городской Думы от 22.02.2001 N 262 "ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ ОБ ОПЛАТЕ РАСХОДОВ В КРАТКОСРОЧНЫХ СЛУЖЕБНЫХ ЗАГРАНИЧНЫХ КОМАНДИРОВКАХ РАБОТНИКОВ ОРГАНОВ МЕСТНОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ Г. ВОЛОГДЫ" Источник публикации Документ опубликован не был --------------------------------------------------------------- ВОЛОГОДСКАЯ ГОРОДСКАЯ ДУМА РЕШЕНИЕ от 22 февраля 2001 г. N 262 ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ ОБ ОПЛАТЕ РАСХОДОВ В КРАТКОСРОЧНЫХ СЛУЖЕБНЫХ ЗАГРАНИЧНЫХ КОМАНДИРОВКАХ РАБОТНИКОВ ОРГАНОВ МЕСТНОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ Г. ВОЛОГДЫ В целях упорядочения расходования средств при краткосрочных служебных заграничных командировках работников органов местного самоуправления г. Вологды, руководствуясь постановлением Законодательного Собрания Вологодской области от 4 октября 2000 года N 467 "О Положении об оплате расходов в краткосрочных служебных заграничных командировках работников органов законодательной и исполнительной власти Вологодской области", и на основании статьи 17 Устава города Вологодская городская Дума решила: Утвердить Положение об оплате расходов в краткосрочных служебных заграничных командировках работников органов местного самоуправления г. Вологды (прилагается). Председатель Вологодской городской Думы А.Н.ЛУКИЧЕВ Глава г. Вологды А.С.ЯКУНИЧЕВ Утверждено решением Вологодской городской Думы от 22 февраля 2001 г. N 262 ПОЛОЖЕНИЕ ОБ ОПЛАТЕ РАСХОДОВ В КРАТКОСРОЧНЫХ СЛУЖЕБНЫХ ЗАГРАНИЧНЫХ КОМАНДИРОВКАХ РАБОТНИКОВ ОРГАНОВ МЕСТНОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ Г. ВОЛОГДЫ 1. Основанием для служебной заграничной командировки работника Администрации города Вологды является распоряжение Главы города Вологды, работника Вологодской городской Думы <*> - распоряжение председателя Вологодской городской Думы. ------------------------------- <*> К работникам Вологодской городской Думы относятся: лица, занимающие выборные муниципальные должности; депутаты, осуществляющие свои полномочия без освобождения от основной трудовой или служебной деятельности (на непостоянной основе); муниципальные служащие аппарата Думы. Направление работников в служебные заграничные командировки осуществляется на основании соответствующего приглашения иностранного партнера или официального извещения (предложения об участии) в том или ином международном мероприятии, а также ходатайства на имя Главы города Вологды (председателя Вологодской городской Думы), подписанного заместителем Главы города Вологды (заместителем председателя Вологодской городской Думы), либо ходатайства руководителя самостоятельного структурного подразделения Администрации города Вологды, согласованного в обязательном порядке с курирующим отрасль заместителем Главы города Вологды, руководителя структурного подразделения Вологодской городской Думы (в зависимости от места работы направляемого в командировку). В ходатайстве излагается цель командировки, к нему прилагается примерная смета расходов на командировку, подписанная ходатайствующим лицом. Подготовка проектов распоряжений, в случае принятия руководством положительного решения о направлении работника в командировку, осуществляется кадровой службой Управления муниципальной службы Администрации города Вологды, соответствующими службами Комитета жилищно - коммунального хозяйства и транспорта, Комитета по управлению муниципальным имуществом, Финансового управления Администрации города Вологды, организационным отделом Вологодской городской Думы соответственно. Проект распоряжения в обязательном порядке должен содержать цель командировки, служебное задание на командировку и подробную смету расходов, как в рублях, так и в иностранной валюте, подписанную соответственно председателем Вологодской городской Думы либо заместителем Главы города - распорядителем кредитов соответствующего аппарата и главным бухгалтером соответствующего аппарата, а также в обязательном порядке согласованную Финансовым управлением Администрации города Вологды. Проекты распоряжений о командировании работников Администрации города Вологды и Вологодской городской Думы в заграничные командировки в обязательном порядке визируются начальником Финансового управления Администрации города Вологды. Проекты распоряжений о командировании работников Администрации города Вологды также визируются заместителем Главы города Вологды по управлению, начальником Управления муниципальной службы, начальником Правового отдела. Распоряжение о загранкомандировке с утвержденной и согласованной сметой расходов, как в иностранной валюте, так и в российских рублях должно быть подписано, зарегистрировано и направлено в соответствующую бухгалтерию не позднее, чем за 10 дней до выезда в командировку. 2. Расходы в иностранной валюте и в российских рублях, подлежащие оплате в краткосрочных заграничных служебных командировках работников городской Думы и Администрации города в зависимости от их целевого назначения, подразделяются на: командировочные расходы; организационные расходы; представительские расходы. Командирование работников за границу осуществляется за счет средств городского бюджета, предусмотренных на содержание соответствующих органов. 2.1. Командировочные расходы - это персональные расходы командируемого лица, предназначенные для обеспечения прибытия, передвижения и пребывания его в стране командирования и выполнения им командировочного служебного задания, к ним относятся: расходы по оформлению заграничного паспорта, медицинской страховки и оплате консульского сбора, транспортные расходы, расходы по найму жилья, коммуникационные расходы, трансферты; дополнительные служебные расходы; конвертация валюты; суточные; услуги переводчика. 2.1.1. Расходы по оформлению заграничного паспорта, медицинской страховки и оплате консульского сбора при оформлении виз возмещаются работнику в полном объеме по предъявлении отчетных финансовых документов. 2.1.2. Транспортные расходы предназначены для оплаты проезда командируемого лица в страну пребывания и передвижения между населенными пунктами на ее территории всеми видами транспорта, а именно, - воздушным, железнодорожным, водным, автомобильным. Для всех категорий должностных лиц, выезжающих в загранкомандировки, оплачивается проезд в эконом - классе воздушного судна. Проезд на других видах транспорта оплачивается по фактическим затратам, подтвержденным соответствующими документами. Оплата багажа сверх количества, провозимого бесплатно по билету того вида транспорта, которым следует командируемый работник, производится за счет личных средств. 2.1.3. Возмещение расходов по найму жилого помещения (номера в гостинице, мотеле, пансионате и т. п.) производится в пределах, установленных Министерством финансов Российской Федерации норм за каждые сутки. В тех случаях, когда в письме - приглашении, рекламном проспекте, информационном сообщении, программе и т. п. командируемому лицу рекомендовано принимающей стороной (дирекция выставки, организация - устроитель международной конференции, совещания, семинара, симпозиума и т. п.) поселиться в гостинице, определенной форматом визита или программой международного мероприятия, расходы по найму жилого помещения производятся по фактическим затратам, подтвержденным соответствующими документами. Расходы на питание, пользование мини - баром, телевизором, сауной, другие услуги, телефонные переговоры по личным вопросам, включенные в гостиничный счет, оплачиваются за счет суточных и возмещению не подлежат. 2.1.4. Подлежат оплате коммуникационные расходы по отправке писем, бандеролей, факсимильных сообщений, телеграмм, электронной почты, за пользование сетью Интернет и за телефонные переговоры по служебным вопросам во время заграничной командировки, подтвержденные соответствующими документами и справкой с обоснованием необходимости подобных расходов. 2.1.5. Оплата трансфертов - это оплата проезда внутри одного населенного пункта, от аэропорта, вокзала, порта до гостиницы, места деловой встречи или мероприятия и обратно, а также расходы по найму легкового автотранспорта по согласованному ранее маршруту. Они возмещаются при предъявлении подтверждающих документов (счета, квитанции, проездные билеты и т. п.). 2.1.6. Дополнительные служебные расходы - расходы, связанные со спецификой международного мероприятия, для участия в котором командирован работник органа местного самоуправления. К ним относятся: регистрационный сбор участника конференции, форума, совещания, семинара и т. п., деловые экскурсии, участие в протокольных мероприятиях. Подлежат оплате при наличии соответствующих отчетных первичных документов и подтверждении официальными документами принимающей страны - программой, информационным сообщением, письмом - приглашением. 2.1.7. Конвертация валюты в стране пребывания подтверждается соответствующей справкой банка или обменного пункта. Указанный вид расходов подлежит возмещению по соответствующему распоряжению Главы города или председателя городской Думы. 2.1.8. Суточные - это безотчетные денежные средства, предназначенные для удовлетворения личных потребностей командируемого лица. За время загранкомандировки суточные выплачиваются: а) при проезде на территории России - в российских рублях по нормам, установленным законодательством об оплате служебных командировок в пределах России; б) при проезде и за время пребывания на территории иностранного государства - в иностранной валюте по нормам, предусмотренным для работников, выезжающих в краткосрочные (не более 60 дней) командировки за границу, действующими актами Министерства финансов Российской Федерации. При следовании работника из России за границу день пересечения российской границы включается в дни, за которые суточные выплачиваются в валюте, а при следовании из-за границы в Россию день пересечения российской границы включается в дни, за которые суточные выплачиваются в рублях. Если работник в период командировки находился в нескольких зарубежных странах, то со дня выбытия из одной страны в другую (определяется по отметке в паспорте) суточные выплачиваются по норме, установленной для выплаты в стране, в которую он направляется. В случае выезда в командировку за границу и возвращении в Россию из-за границы в тот же день суточные в иностранной валюте выплачиваются работникам в размере 50 процентов установленной нормы. За время проезда водным транспортом, если в стоимость билета включена стоимость питания, суточные выплачиваются в размере 30 процентов установленной нормы за каждый календарный день нахождения в пути, включая день прибытия в страну назначения. В тех случаях, когда работники, направленные в краткосрочную командировку за границу, в период командировки, обеспечиваются иностранной валютой на личные расходы за счет принимающей стороны, направляющая сторона выплату суточных этим лицам не производит. Если принимающая сторона не выплачивает указанным лицам иностранную валюту на личные расходы, но предоставляет им за свой счет питание (завтрак, обед и ужин), то суточные им выплачиваются в размере 30 процентов нормы. 2.1.9. В случае, если командируемые лица или никто из членов делегации не владеет языком международного делового общения (английский) или языком страны пребывания, что делает невозможным выполнение командировочного задания, - а услуги по переводу не предоставляются принимающей стороной или предоставляются на платной основе, то командируемый вправе обратиться к услугам переводчика и оплатить их по существующим расценкам. Потребность в услугах переводчика выясняется заранее при подготовке к поездке. Предоставление услуг переводчика на платной (безвозмездной) основе указывается принимающей стороной в предварительных переговорах или письме - приглашении, определяющем порядок и условия приема. Стоимость услуг переводчика включается в общий счет в случае оказания пакета услуг фирмой - организатором или фирмой - посредником. Их оплата может быть произведена и в индивидуальном порядке фирме или физическому лицу. Затраты на переводческие услуги включаются в смету расходов при подготовке распоряжения о командировке и подлежат возмещению при предъявлении отчетных документов. Возможно включение в состав делегации в качестве переводчика специалистов - граждан Российской Федерации, работающих в сторонних организациях, с повременной оплатой их услуг по внутренним российским нормативам и тарифам на основе срочного трудового соглашения и с отнесением расходов по их командированию за рубеж за счет формирующей делегацию стороны. 2.2. Организационные расходы - централизованные расходы Администрации, городской Думы, предназначенные для финансирования участия делегации города в крупном специализированном международном мероприятии или самостоятельной организации за рубежом подобного мероприятия, - международной выставки, конференции, форума, торгово - промышленной выставки, бизнес - семинара, экономической презентации и т. п. Организационные расходы носят не персональный, а коллективный характер. Обоснование их необходимости, объем и конкретная детализация определяется распоряжением Думы или Главы города о проведении или участии города в том или ином международном мероприятии. Этим же распоряжением определяется работник, которому предоставлено право распоряжаться средствами по организации мероприятия, которому могут быть выданы под отчет наличные валютные средства и который несет персональную ответственность за правильность их расходования на территории иностранного государства. К организационным расходам могут быть отнесены расходы на: аренду помещения; аренду выставочного оборудования; оформление, инженерное обеспечение и охрану экспозиций; транспортно - экспедиционные услуги; услуги переводчика; рекламно - полиграфические работы; таможенное оформление груза; наем легкового транспорта; протокольные мероприятия (буфетное обслуживание переговоров, пресс - конференция, официальный прием и т. п.); публикация в прессе; регистрационные и иные сборы; другие, в том числе непредвиденные расходы по организации мероприятия за рубежом. Смета расходов определяется исходя из сложившейся международной практики и существующих расценок на основе информации, полученной официальным путем. Оплата организационных расходов производится как путем безналичных, так и наличных расчетов напрямую, непосредственно лицу или фирме, предоставляющей ту или иную конкретную услугу, или фирме - посреднику, оказывающей часть или весь комплекс услуг по организации мероприятия. Отношения с организацией, фирмой - посредником или физическим лицом, с кем достигнута договоренность по оказанию комплекса организационных услуг, должны быть в обязательном порядке оформлены соответствующим договором или контрактом, а расчеты произведены в строгом соответствии с существующим порядком. К отчету об оплате наличными конкретных услуг, оказанных той или иной иностранной фирмой, прикладываются оригинальные экземпляры правильно и полностью оформленных документов (оригинал счета - фактуры с отметкой об оплате и др.). 2.3. Представительские расходы (расходы протокольного характера) - это денежные средства в иностранной валюте, выдаваемые руководителям Администрации города и городской Думы на покрытие расходов, связанных с участием в переговорах с иностранными партнерами, с целью установления и развития взаимовыгодного делового сотрудничества. К ним относятся: буфетное обслуживание переговоров, бизнес - ланч или ужин с партнером, наем легкового автотранспорта, посещение культурных и иных протокольных мероприятий, приобретение цветов, фотосъемка, представительские сувениры и т. п. Представительские расходы (расходы протокольного характера) не являются обязательными для заграничной командировки. Их необходимость и размер определяет командируемое лицо в соответствии с техническим заданием и целью командировки. Целесообразность затрат и сумма согласовываются соответственно с председателем городской Думы или Главой города. Размер представительских расходов не должен превышать 175 долларов США - для Главы города Вологды, председателя Вологодской городской Думы. Заместителям Главы города Вологды, заместителям председателя Вологодской городской Думы, руководителям структурных подразделений Администрации города Вологды средства на представительские расходы выдаются при условии, если указанные должностные лица в загранкомандировке представляют город Вологду. Целесообразность и действенность произведенных представительских расходов командируемое лицо подтверждает при авансовом отчете соответствующими финансовыми документами. 3. Бухгалтерия соответствующего отдела, управления осуществляет расчет и выдачу средств на оплату расходов при краткосрочных заграничных командировках (командировочные, организационные, представительские расходы) в иностранной валюте в соответствии с действующими нормами возмещения расходов при заграничных командировках и в рублях - в случае, если маршрут командировки включает в себя перемещение по территории РФ. Денежные средства выдаются работникам в наличной форме из кассы под отчет. Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3-х рабочих дней со дня возвращения из командировки предъявить в бухгалтерию отдела, управления финансовые отчетные документы в оригинале на всю полученную сумму. Не подтвержденная финансовыми отчетными документами и не принятая к отчету сумма подлежит возврату.