наименование документа ПОСТАНОВЛЕНИЕ Главы самоуправления Сокольского муниципального района от 03.07.2002 N 731 "ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ ОБ АРХИВНОМ ОТДЕЛЕ АДМИНИСТРАЦИИ СОВЕТА САМОУПРАВЛЕНИЯ СОКОЛЬСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА" Источник публикации Документ опубликован не был --------------------------------------------------------------- ГЛАВА САМОУПРАВЛЕНИЯ СОКОЛЬСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА ПОСТАНОВЛЕНИЕ от 3 июля 2002 г. N 731 ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ ОБ АРХИВНОМ ОТДЕЛЕ АДМИНИСТРАЦИИ СОВЕТА САМОУПРАВЛЕНИЯ СОКОЛЬСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА Постановляю: Утвердить Положение об архивном отделе администрации Совета самоуправления Сокольского муниципального района (прилагается). Глава самоуправления М.В.ЗАРОДОВ Приложение к Постановлению Главы самоуправления Сокольского муниципального района от 3 июля 2002 г. N 731 ПОЛОЖЕНИЕ ОБ АРХИВНОМ ОТДЕЛЕ АДМИНИСТРАЦИИ СОВЕТА САМОУПРАВЛЕНИЯ СОКОЛЬСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА 1. Общие положения 1.1. Администрация Совета самоуправления Сокольского муниципального района (далее - Администрация) в целях эффективной организации архивного дела в районе реализует полномочия по: организации и содержанию архивного отдела администрации; обеспечению хранения, комплектования, учета и использования архивных документов, образовавшихся и образующихся в их деятельности, деятельности организаций, отнесенных к муниципальной собственности, а также архивных фондов и архивных документов юридических и физических лиц, переданных на законном основании в муниципальную собственность; решению вопросов о передаче права собственности на архивные фонды и архивные документы, за исключением отнесенных к ведению Российской Федерации, совместному ведению Российской Федерации и Вологодской области, ведению Вологодской области. 1.2. Для решения задач по реализации полномочий в области архивного дела Администрация образует в своем составе архивный отдел, выполняющий функции муниципального архива. В соответствии с законодательными и иными правовыми актами Вологодской области архивный отдел входит в систему управления по делам архивов Вологодской области, взаимодействует с ним по организационно - методическим вопросам и по его поручению осуществляет в установленном порядке отдельные полномочия в деле обеспечения сохранности, комплектования и использования документов Архивного фонда Вологодской области, а также контроль за состоянием ведомственного хранения документов. 1.3. Отдел является самостоятельным структурным подразделением Администрации без статуса юридического лица. Архивный отдел имеет печать для заверения в установленном порядке архивных справок, копий и выписок из документов. Архивный отдел имеет угловой штамп. 1.4. Архивный отдел руководит деятельностью Сокольского объединенного архива по личному составу. 1.5. Архивный отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, основами законодательства РФ об Архивном фонде Российской Федерации и архивах, Положением об архивном фонде Российской Федерации, законом "Об Архивном фонде Вологодской области и архивах", Уставом района, постановлениями, решениями и распоряжениями Совета самоуправления Администрации Сокольского муниципального района, приказами и инструкциями Федеральной архивной службы России, управления по делам архивов Вологодской области и настоящим положением. 1.6. Положение об архивном отделе утверждается постановлением главы самоуправления Сокольского муниципального района по согласованию с управлением по делам архивов Вологодской области. 1.7. Архивный отдел содержится за счет бюджета муниципального района. Штатная численность архивного отдела устанавливается главой самоуправления. 1.8. Дополнительными источниками финансирования могут быть: целевые средства из бюджета Вологодской области (при реализации программ развития архивного дела, включающих мероприятия в районе); спонсорские и иные средства, полученные законным путем. 1.9. Номенклатура (прейскурант) платных работ и услуг, используемых архивом по личному составу, утверждается главой самоуправления на основании перечня платных работ и услуг, разработанного управлением по делам архивов Вологодской области. 1.10. Администрация обеспечивает архивный отдел помещениями, отвечающими нормативным требованиям обеспечения сохранности документов; его содержание, техническое оснащение, оборудование, охрану, транспортное обслуживание и создание необходимых условий труда работников. При передаче помещения, в котором размещен архивный отдел, другим организациям Администрация принимает решение о предварительном предоставлении равноценного или более подходящего для размещения документов помещения. 2. Задачи и функции Основными задачами и функциями архивного отдела являются: 2.1. Обеспечение сохранности и учет архивных документов, подлежащих постоянному и длительному хранению, в т.ч.: хранение и учет документов, принятых в архивный отдел, представление в установленном порядке учетных данных в управление по делам архивов Вологодской области; проведение мероприятий по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечению их физической сохранности; подготовка, представление Администрации и реализация предложений по обеспечению сохранности документов, хранящихся в архивном отделе; 2.1.1. Отдел обеспечивает хранение: архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, являющихся муниципальной собственностью, входящих в состав Архивного фонда Вологодской области, в т.ч. образовавшихся в деятельности органов местного самоуправления с момента их образования, деятельности организаций, отнесенных к муниципальной собственности, а также находящихся в совместном ведении Сокольского района и Вологодской области; архивных фондов и архивных документов, являющихся государственной собственностью, входящих в состав Архивного фонда Вологодской области, образовавшихся в процессе деятельности Совета самоуправления Сокольского муниципального района по реализации отдельных государственных полномочий Администрации, которыми она наделена; архивных фондов и архивных документов юридических и физических лиц, переданных на законном основании в муниципальную собственность, в т.ч. личного происхождения, входящих в негосударственную часть Архивного фонда Вологодской области; документов по личному составу ликвидированных организаций (не имеющих правопреемника), действовавших на территории Сокольского муниципального района; печатных, аудиовизуальных и других материалов, дополняющих фонды архивного отдела; учетных документов, архивных справочников и других материалов, необходимых для осуществления его практической деятельности. 2.1.2. Архивный отдел по согласованию с Администрацией может принимать на депозитарное хранение при наличии свободных площадей и необходимых условий документы действующих муниципальных и государственных организаций, общественных организаций и граждан на договорных условиях. 2.1.3. Документы негосударственной части Архивного фонда Вологодской области поступают на хранение в архивный отдел в порядке и на условиях договоров между собственниками документов и архивным отделом, действующим от имени Администрации при наличии доверенности. 2.2. Комплектование архивного отдела документами, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение для Сокольского муниципального района, в т.ч.: составление списков организаций - источников комплектования архивного отдела, утверждаемых Администрацией и согласовываемых с управлением по делам архивов Вологодской области; систематическая работа по их уточнению; отбор и прием документов постоянного хранения в архивный отдел; проведение в установленном порядке экспертизы ценности документов, хранящихся в архивном отделе. 2.3. Организационно - методическое руководство деятельностью ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве органов местного самоуправления, муниципальных организаций; содействие организациям других форм собственности в порядке реализации отдельных государственных полномочий Администрации в сохранении, комплектовании и использовании их архивов, включая: проведение проверок состояния делопроизводства и ведомственного хранения документов, в т.ч. по личному составу; ведение в установленном порядке учета документов, хранящихся в организациях - источниках комплектования и других организациях, находящихся на территории Сокольского района; информирование Администрации района, управления по делам архивов Вологодской области о фактах утраты, порчи, незаконного уничтожения документов в учреждениях, других нарушениях закона "Об архивном фонде Вологодской области и архивах"; рассмотрение и согласование положений о ведомственных архивах, экспертных комиссиях, номенклатур дел организаций - источников комплектования архивного отдела и инструкций по делопроизводству; рассмотрение и представление на утверждение и согласование в управление по делам архивов Вологодской области поступивших от организаций - источников комплектования архива описей дел постоянного хранения по личному составу; рассмотрение и согласование описей дел по личному составу организаций, не являющихся источниками комплектования архива, документы которых подлежат приему в архив по личному составу; подготовка и передача документов и описей к ним на постоянное хранение в государственный архив Вологодской области; изучение и обобщение практики работы ведомственных архивов и делопроизводственных служб, распространение их положительного опыта; оказание организационно - методической помощи, проведение совещаний, семинаров, консультаций по вопросам организации и методики работы с документами; разработка и реализация мероприятий по улучшению работы ведомственных архивов, организации документов в делопроизводстве, внедрению государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации; повышение квалификации работников архивов и делопроизводственных служб. 2.4. Информационное обеспечение органов местного самоуправления, организация использования архивных документов, удовлетворение прав граждан на архивную информацию, в т.ч.: информирование органов местного самоуправления, иных организаций района о составе и содержании документов архивного отдела по актуальной тематике, исполнение запросов юридических и физических лиц на документную информацию, в т.ч. на договорной основе; организация работы пользователей документами, изготовление копий документов по их запросам, подготовка документальных выставок, материалов для средств массовой информации, проведение встреч с общественностью и публикаторская деятельность; исполнение социально - правовых и иных запросов граждан, выдача архивных справок, заверенных копий и выписок из документов; рассмотрение заявлений, предложений и жалоб; прием граждан по вопросам, относящимся к компетенции архивного отдела; создание и совершенствование научно - справочного аппарата к документам архивного отдела. 2.5. Реализация отдельных государственных полномочий Администрации в сфере архивного дела, в т.ч. контроль за соблюдением юридическими и физическими лицами архивного законодательства Российской Федерации, законодательных и иных правовых актов Вологодской области, органов самоуправления в области архивного дела. 3. Права Отделу для выполнения возложенных на него задач и функций предоставляется право: 3.1. Представлять Администрацию по всем вопросам, входящим в компетенцию архивного отдела; 3.2. Вносить на рассмотрение Администрации Сокольского муниципального района предложения по развитию архивного дела, улучшению обеспечения сохранности, комплектования и использования документов, хранящихся в архивном отделе, совершенствованию работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве организаций; участвовать в подготовке и рассмотрении вопросов архивного дела и делопроизводства в Администрации района, готовить по ним проекты распорядительных документов. 3.3. Запрашивать и получать от организаций - источников комплектования, независимо от их ведомственной подчиненности, необходимые сведения о работе и состоянии ведомственных архивов, организации документов в делопроизводстве. 3.4. Проверять исполнение организациями, расположенными на территории района, независимо от их ведомственной подчиненности и форм собственности, требований законодательства Российской Федерации, закона "Об архивном фонде Вологодской области и архивах", иных правовых актов Администрации области и местного самоуправления в области архивного дела и организации документов в делопроизводстве. 3.5. Давать в пределах своей компетенции организациям, находящимся на территории района, обязательные для исполнения указания по вопросам работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве. 3.6. Принимать участие в совещаниях, семинарах, проверках и мероприятиях, проводимых Администрацией, ее структурными подразделениями по вопросам работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве; участвовать в работе экспертных комиссий организаций. 3.7. Иметь своего представителя в составе ликвидационных комиссий организаций для участия в решении вопросов сохранности документов. 3.8. Ставить перед органами государственной власти, местного самоуправления и правоохранительными органами вопросы о привлечении к ответственности за нарушение закона Вологодской области "Об архивном фонде Вологодской области и архивах" руководителей, других должностных лиц учреждений, организаций и предприятий независимо от их ведомственной подчиненности и формы собственности. 3.9. Осуществлять в установленном порядке отдельные виды приносящей доход деятельности, заключать договоры и производить расчеты с организациями за выполнение договорных работ и платных услуг при наличии доверенности от Администрации. 3.10. Взаимодействовать в своей деятельности с органами местного самоуправления, организациями Сокольского района, управлением по делам архивов Вологодской области, Вологодским отделением Российского общества историков - архивистов, другими общественными организациями. При архивном отделе для рассмотрения организационно - методических и практических вопросов архивного дела может создаваться на общественных началах совет, состав которого утверждается главой самоуправления района по представлению заведующего архивным отделом. 4. Организация работы 4.1. Архивный отдел возглавляет заведующий. Заведующий и специалист архивного отдела являются муниципальными служащими. Заведующий отделом назначается и освобождается от должности главой самоуправления района по согласованию с управлением по делам архивов Вологодской области. При смене заведующего архивным отделом администрации района прием - передача дел проводится специально созданной комиссией, в состав которой входят представители Администрации и управления по делам архивов области. Акт приема - передачи утверждается главой самоуправления района и представляется в управление по делам архивов области. 4.2. Заведующий архивным отделом: 4.2.1. Организует деятельность архивного отдела и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на архивный отдел задач и функций; 4.2.2. Отчитывается о работе архивного отдела и состоянии архивного дела в районе перед Администрацией, управлением по делам архивов области; 4.3. Деятельность архивного отдела организуется в соответствии с правилами и инструкциями, действующими в системе Росархива, на основе годового плана работы, утвержденного главой самоуправления по согласованию с управлением по делам архивов области. 4.4. Реорганизация или ликвидация архивного отдела осуществляется Администрацией района по согласованию с управлением по делам архивов области. Архивные фонды и архивные документы при реорганизации архивного отдела передаются учреждению - правопреемнику. При его ликвидации или отсутствии правопреемника документы передаются на постоянное хранение в один из государственных архивов системы управления по делам архивов области. СОГЛАСОВАНО Управление по делам архивов Вологодской области 20.05.2002