наименование документа ПОСТАНОВЛЕНИЕ Главы Белозерского муниципального района от 20.08.2002 N 419 "ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ ОБ АРХИВНОМ ОТДЕЛЕ АДМИНИСТРАЦИИ БЕЛОЗЕРСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА" Источник публикации Документ опубликован не был --------------------------------------------------------------- ГЛАВА БЕЛОЗЕРСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА ПОСТАНОВЛЕНИЕ от 20 августа 2002 г. N 419 ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ ОБ АРХИВНОМ ОТДЕЛЕ АДМИНИСТРАЦИИ БЕЛОЗЕРСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА В соответствии со ст. 20 п. 4 Устава Белозерского муниципального района постановляю: Утвердить Положение об архивном отделе администрации Белозерского муниципального района. Прилагается. Глава района А.А.ЦЫМБАЛОВ Утверждено Постановлением Главы Белозерского муниципального района от 20 августа 2002 г. N 419 ПОЛОЖЕНИЕ ОБ АРХИВНОМ ОТДЕЛЕ АДМИНИСТРАЦИИ БЕЛОЗЕРСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА 1. Общие положения 1.1. Администрация Белозерского муниципального района Вологодской области (далее - Администрация) в целях эффективной организации архивного дела в Белозерском муниципальном районе реализует полномочия по: организации и содержанию архивного отдела Администрации; обеспечению хранения, комплектования, учета и использования архивных документов, образовавшихся и образующихся в их деятельности, деятельности организаций, отнесенных к муниципальной собственности, а также архивных фондов и архивных документов юридических и физических лиц, переданных на законном основании в муниципальную собственность; решению вопросов о передаче права собственности на архивные фонды и архивные документы, за исключением отнесенных к ведению Российской Федерации, совместному ведению Российской Федерации и Вологодской области, ведению Вологодской области. 1.2. Для решения задач по реализации полномочий в области архивного дела Администрация образует в своем составе архивный отдел (далее - Отдел), выполняющий функции муниципального архива. Муниципальный архив состоит из двух архивохранилищ: документов архивного фонда Вологодской области и документов по личному составу ликвидированных структур, не имеющих правопреемников. 1.3. Отдел является самостоятельным структурным подразделением Администрации без статуса юридического лица, имеет печать для заверения архивных справок, копий и выписок из документов, угловой штамп и бланки с указанием своего наименования и адреса. 1.4. Отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными законами, Законом Вологодской области об Архивном фонде Вологодской области и архивах, Уставом Белозерского муниципального района, постановлениями, решениями и распоряжениями органов представительной и исполнительной власти района, а также нормативно - методическими документами Федеральной архивной службы России, управления по делам архивов Вологодской области и настоящим Положением. 1.5. Положение об Отделе утверждается главой Администрации с учетом рекомендаций (по согласованию) управления по делам архивов Вологодской области. В Положении закрепляются организационно - правовой статус Отдела, задачи и функции по руководству архивным делом, полномочия по их реализации, ответственность за состояние, развитие и совершенствование архивного дела. 1.6. Штатная численность и номенклатура должностей муниципальных служащих - работников Отдела устанавливаются главой района. 1.7. Финансирование и материально - техническое обеспечение Отдела осуществляется за счет средств бюджета Белозерского муниципального района. 1.7.1. Дополнительными источниками финансирования могут быть: целевые средства из бюджета Вологодской области (при реализации программ развития архивного дела, включающих мероприятия в муниципальном образовании; реализации отдельных государственных полномочий в сфере архивного дела Администрации, в т.ч. полномочий на хранение архивных фондов и архивных документов организаций, отнесенных к государственной собственности и расположенных на территории района); спонсорские и иные средства, полученные законным путем. 1.8. Администрация обеспечивает Отдел помещениями, отвечающими нормативным требованиям обеспечения сохранности документов; его содержание, техническое оснащение, оборудование, охрану, транспортное обслуживание и создание необходимых условий труда работников. 1.9. При передаче здания (помещения), в котором размещен Отдел, другим организациям Администрация принимает решение о предварительном предоставлении равноценного или более подходящего для размещения документов здания (помещения). 2. Задачи и функции Основными задачами и функциями Отдела являются: 2.1. Обеспечение сохранности и учет архивных документов, подлежащих постоянному и длительному хранению, в т.ч.: хранение и учет документов, принятых в Отдел, представление в установленном порядке учетных данных в управление по делам архивов Вологодской области; проведение мероприятий по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечению их физической сохранности; подготовка, представление Администрации и реализация предложений по обеспечению сохранности документов, хранящихся в Отделе. 2.1.1. Отдел обеспечивает хранение: архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, являющихся муниципальной собственностью, входящих в состав Архивного фонда Вологодской области, в т.ч. образовавшихся в деятельности органов местного самоуправления с момента их образования, деятельности организаций, отнесенных к муниципальной собственности, а также находящихся в совместном ведении Белозерского муниципального района и Вологодской области; архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, являющихся государственной собственностью, входящих в состав Архивного фонда Вологодской области, образовавшихся в процессе деятельности органа местного самоуправления по реализации отдельных государственных полномочий Администрации, которыми она наделена; архивных фондов и архивных документов юридических и физических лиц на различных видах носителей, переданных на законном основании в муниципальную собственность, в т.ч. личного происхождения, входящих в негосударственную часть Архивного фонда Вологодской области; документов на различных видах носителей по личному составу ликвидированных организаций (не имеющих правопреемника), действовавших на территории Белозерского муниципального района; печатных, аудиовизуальных и других материалов, дополняющих фонды Отдела; учетных документов, архивных справочников и других материалов, необходимых для осуществления его практической деятельности. 2.1.2. Отдел по согласованию с Администрацией может принимать на депозитарное хранение при наличии свободных площадей и необходимых условий документы действующих муниципальных и государственных организаций, общественных организаций и граждан на договорных условиях. 2.1.3. Документы негосударственной части Архивного фонда Вологодской области поступают на хранение в Отдел в порядке и на условиях договоров между собственниками документов и Отделом, действующим от имени Администрации при наличии доверенности. 2.2. Комплектование Отдела документами, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение для Белозерского муниципального района, в т.ч.: составление списков организаций - источников комплектования Отдела, утверждаемых Администрацией Белозерского муниципального района и согласовываемых с управлением по делам архивов Вологодской области; систематическая работа по их уточнению; отбор и прием документов постоянного (долговременного) хранения в Отдел; проведение в установленном порядке экспертизы ценности документов, хранящихся в Отделе. 2.3. Организационно - методическое руководство деятельностью ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве органов местного самоуправления, муниципальных организаций; содействие организациям других форм собственности в порядке реализации отдельных государственных полномочий Администрации в сохранении, комплектовании и использовании их архивов, включая: проведение проверок состояния делопроизводства и ведомственного хранения документов, в т.ч. по личному составу; ведение в установленном порядке учета документов, хранящихся в организациях - источниках комплектования и других организациях, находящихся на территории Белозерского муниципального района; рассмотрение и согласование положений о ведомственных архивах, экспертных комиссиях, номенклатур дел организаций - источников комплектования Отдела и инструкций по делопроизводству; рассмотрение и представление в управление по делам архивов Вологодской области поступивших от организаций описей дел постоянного хранения и по личному составу; рассмотрение и согласование описей дел по личному составу организаций, документы которых подлежат приему в Отдел в порядке, установленном управлением по делам архивов Вологодской области; изучение и обобщение практики работы ведомственных архивов и делопроизводственных служб, распространение их положительного опыта; оказание организационно - методической помощи, проведение совещаний, семинаров, консультаций по вопросам организации и методики работы с документами; разработка и реализация мероприятий по улучшению работы ведомственных архивов, организации документов в делопроизводстве, внедрению государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации; повышению квалификации работников архивов и делопроизводственных служб. 2.4. Информационное обеспечение органов местного самоуправления, организация использования архивных документов, удовлетворение прав граждан на архивную информацию, в т.ч.: информирование органов местного самоуправления, иных организаций Белозерского муниципального района о составе и содержании документов Отдела по актуальной тематике, исполнение запросов юридических и физических лиц на документную информацию, в т.ч. на договорной основе; организация работы пользователей документами, изготовление копий документов по их запросам, подготовка документальных выставок, материалов для средств массовой информации, проведение встреч с общественностью и публикаторская деятельность; исполнение социально - правовых и иных запросов граждан, выдача архивных справок, заверенных копий и выписок из документов; рассмотрение заявлений, предложений и жалоб, прием граждан; создание и совершенствование научно - справочного аппарата к документам Отдела, автоматизированных информационно - поисковых систем, банков и баз данных, архивных справочников о составе и содержании документов. 2.5. Реализация отдельных государственных полномочий Администрации в сфере архивного дела при наделении ими Правительством Вологодской области в установленном порядке, в т.ч. контроль за соблюдением юридическими и физическими лицами архивного законодательства Российской Федерации. 3. Права Отделу для выполнения возложенных на него задач и функций предоставляется право: 3.1. Представлять Администрацию района по всем вопросам, входящим в компетенцию Отдела. 3.2. Вносить на рассмотрение Администрации Белозерского муниципального района и управления по делам архивов Вологодской области предложения по развитию архивного дела, улучшению обеспечения сохранности, комплектования и использования документов, хранящихся в Отделе, совершенствованию работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве организаций; участвовать в подготовке и рассмотрении Белозерским комитетом районного самоуправления вопросов архивного дела и делопроизводства, готовить по ним проекты распорядительных документов. 3.3. Запрашивать и получать от организаций - источников комплектования, независимо от их ведомственной подчиненности, необходимые сведения о работе и состоянии ведомственных архивов, организации документов в делопроизводстве. 3.4. Проверять исполнение организациями, расположенными на территории Белозерского района, независимо от их ведомственной подчиненности и форм собственности, требований федерального и областного архивного законодательства. 3.5. Давать в пределах своей компетенции организациям, находящимся на территории Белозерского района, обязательные для исполнения указания по вопросам работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве. 3.6. Принимать участие в совещаниях, семинарах, проверках и мероприятиях, проводимых Администрацией и ее структурными подразделениями; участвовать в работе экспертных комиссий организаций. 3.7. Иметь своего представителя в составе ликвидационных комиссий организаций для участия в решении вопросов сохранности документов. 3.8. Ставить перед органами местного самоуправления, государственной власти вопросы о привлечении к ответственности за нарушение архивного законодательства должностных лиц и лиц, выполняющих управленческие функции в коммерческих и иных организациях, а также физических лиц. 3.9. Взаимодействовать в своей деятельности с органами местного самоуправления, организациями района, управлением по делам архивов Вологодской области, областным отделением Российского общества историков - архивистов, другими общественными организациями; создавать на общественных началах совет, утверждаемый Администрацией, для рассмотрения организационно - методических и практических вопросов архивного дела. 4. Организация работы 4.1. Отдел возглавляет заведующий. Заведующий и специалисты Отдела являются муниципальными служащими и входят в Реестр муниципальных должностей. Заведующий Отделом назначается и освобождается от должности главой Администрации по согласованию с управлением по делам архивов Вологодской области. При смене заведующего Отделом прием - передача дел проводится специально созданной комиссией, включающей представителей Администрации Белозерского муниципального района, а также управления по делам архивов Вологодской области. Акт приема - передачи утверждается Администрацией и представляется в управление по делам архивов Вологодской области. 4.2. Заведующий Отделом: 4.2.1. Организует деятельность Отдела и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на Отдел задач и функций; 4.2.2. Отчитывается о работе Отдела и состоянии архивного дела в районе перед Администрацией и в установленном порядке - перед управлением по делам архивов Вологодской области. 4.3. Деятельность Отдела организуется в соответствии с правилами и инструкциями, действующими в системе Федеральной архивной службы России, на основе целевых программ, планов работы, утверждаемых Администрацией с учетом рекомендаций управления по делам архивов Вологодской области. 4.4. Реорганизация или ликвидация Отдела осуществляется главой района в установленном порядке. Архивные фонды и архивные документы при реорганизации Отдела передаются учреждению - правопреемнику. При его ликвидации или отсутствии правопреемника документы передаются на постоянное хранение в один из государственных архивов Вологодской области в установленном порядке. СОГЛАСОВАНО Управлением по делам архивов Вологодской области ____________________________ "__"________________________