наименование документа ПОСТАНОВЛЕНИЕ Главы Усть-Кубинского муниципального района от 02.12.2002 N 400 "ОБ УТВЕРЖДЕНИИ РЕГЛАМЕНТА АДМИНИСТРАЦИИ СЕЛЬСОВЕТА, П. УСТЬЕ" Источник публикации Документ опубликован не был --------------------------------------------------------------- ГЛАВА УСТЬ-КУБИНСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА ПОСТАНОВЛЕНИЕ от 2 декабря 2002 г. N 400 ОБ УТВЕРЖДЕНИИ РЕГЛАМЕНТА АДМИНИСТРАЦИИ СЕЛЬСОВЕТА, П. УСТЬЕ В соответствии со ст. 16 Устава Усть-Кубинского муниципального района постановляю: 1. Утвердить Регламент администрации сельсовета, п. Устье (прилагается). 2. Главам сельсоветов, п. Устье ознакомить работников администраций с настоящим регламентом. Глава района В.Н.СМЕЛОВ Утвержден Постановлением Главы Усть-Кубинского муниципального района от 2 декабря 2002 г. N 400 РЕГЛАМЕНТ АДМИНИСТРАЦИИ СЕЛЬСОВЕТА, П. УСТЬЕ 1. Общие положения 1.1. Регламент определяет порядок организационного, протокольного, документального и материально-технического обеспечения деятельности администрации сельсоветов, п. Устье. 1.2. Организацию работы аппарата администрации сельсовета, п. Устье, документальное, протокольное, организационное и материально-техническое обеспечение осуществляют заместители главы, специалисты сельсоветов, п. Устье. 1.3. Администрация сельсовета, п. Устье организует свою работу в соответствии с планами на год, полугодие, месяц, неделю. 2. Порядок подготовки и проведения совещаний, семинаров и других мероприятий 2.1. Совещания, семинары и другие мероприятия с руководителями организаций, специалистами и представителями общественных объединений проводятся главами сельсоветов, п. Устье (далее - главами) или их заместителями по мере необходимости для оперативного решения и координации действий по отдельным направлениям. Подготовительную работу к данным мероприятиям, формирование повестки дня и порядка их проведения обеспечивают заместители главы. 2.2. В ходе совещаний заместитель главы, специалист ведет протокол. Он оформляется в течение 2 - 3 дней, в том числе составляются выписки из протокола с конкретными поручениями и сроками исполнения. После подписания протокола эти выписки направляются исполнителям. 2.3. Контроль за исполнением поручений главы, данных в ходе совещания, осуществляет заместитель главы. 2.4. Ежемесячно в первый понедельник месяца глава проводит планерки с руководителями организаций, расположенных на территории сельсовета, с целью подведения итогов прошедшего месяца и координации деятельности на предстоящий период. 3. Работа с кадрами 3.1. Работа по подбору и расстановке кадров на подведомственной территории осуществляется главой в соответствии с законодательством о труде. 3.2. Назначение и освобождение от должности работников, не являющихся муниципальными служащими, оформляется распоряжением главы. 3.3. На каждого работника заместителем главы, специалистом оформляется и ведется личное дело и трудовая книжка. 3.4. Режим работы и другие требования по организации труда определяется Правилами внутреннего трудового распорядка, утвержденными Главой района. 4. Порядок прохождения поступающих документов 4.1. Прием и первоначальная обработка поступившей корреспонденции осуществляется заместителем главы, специалистом. Регистрация и передача документов на рассмотрение главе осуществляется в день их поступления. 4.2. При приемке пакетов и первичной обработке документов производится проверка правильности ее адресования, наличия вложений в пакете. При отсутствии в пакете документов, несоответствии номеров, отсутствии подписи на документе и т.д. составляется акт в 2-х экземплярах: один направляется отправителю, другой остается в администрации. Ошибочно направленная корреспонденция возвращается отправителю. 4.3. При регистрации документов проставляется регистрационный штамп в правом нижнем углу первого листа с присвоением ему регистрационного номера (порядковый номер), регистрация ведется в журнале. 4.4. Заместитель главы, специалист передает зарегистрированные документы главе. Документы вышестоящих органов рассматриваются безотлагательно. Рассмотренные документы возвращаются заместителю главы, специалисту для их дальнейшей обработки (внесение резолюции в журнал, постановка на контроль и т.д.). 4.5. Заместитель главы, специалист организует ознакомление с текстом документа и резолюцией указанных в ней лиц. 4.6. Документы при наличии материалов, свидетельствующих об исполнении поручений главы по ним, списываются "в дело" заместителем главы, специалистом, отметка об этом ставится в журнале регистрации. К документам, свидетельствующим о реализации поручения, относятся: - принятые в его исполнение постановления и распоряжения администрации сельсовета, п. Устье; - вторые экземпляры отправленных информаций, заключений и статических данных с оригиналами виз; - справки, завизированные исполнителями документа и согласованные с главой. 4.7. Списанные "в дело" документы вышестоящих органов формируются в дела по датам вместе с материалами об их исполнении согласно утвержденной номенклатуре дел и хранятся в администрации в течение 5 лет, затем подлежат уничтожению по акту. Нормативно-правовые акты района и вышестоящих органов хранятся без ограничения срока хранения. 5. Контроль за исполнением поручений главы сельсовета, п. Устье 5.1. Ответственность за своевременное и качественное исполнение поручений главы возлагается на заместителей главы, специалиста, руководителей организаций, расположенных на территории сельсовета, п. Устье. 5.2. Контролю подлежат поручения по исполнению зарегистрированных документов, содержащие указания по подготовке проектов постановлений главы, предложений, планов мероприятий по организации выполнения документов и справок о состоянии обсуждаемого вопроса в сельсовете, информаций в вышестоящие органы, заключений по проектам направляемых документов и т.д. 5.3. На документе, резолюция которого содержит контрольное поручение, ставятся отметки "Контроль", "Особый контроль" (последняя в случаях, предусматривающих представление отчетов, информаций, заключений, согласований и других ответов в вышестоящие органы). 5.4. Если поручение дано нескольким исполнителям, то его исполнение координирует исполнитель, указанный в поручении первым. 5.5. Контроль за сроками исполнения указаний осуществляет заместитель главы, специалист. Поручения главы исполняются в указанные в них сроки, а если он не определен в поручении, то в месячный срок. Поручения с пометкой "срочно" используются в 3-дневный срок, за исключением выходных и праздничных дней, а требующие дополнительного изучения - в течение 10 дней. Срок исполнения поручения исчисляется в календарных днях со дня его подписания. При наличии определенной даты или срока проведения мероприятия в самом документе срок исполнения поручения по нему устанавливается с учетом этой даты или мероприятия. Если последний срок исполнения приходится на выходной или праздничный день, то контрольный срок переносится на ближайший рабочий день. 5.6. Если поручение не может быть исполнено в установленные сроки, исполнитель представляет по нему промежуточную справку или мотивированную просьбу о продлении сроков исполнения с указанием причины отсрочки не позднее чем за 2 дня до истечения установленного ранее срока. Продление сроков представления ответов, информации и т.д. в вышестоящие органы производится только по согласованию с ними. Решение о продлении сроков исполнения поручения принимается руководителем, его установившим, о чем ставится в известность заместитель главы, который вносит изменения в журнал регистрации. 5.7. Справки, информации о выполнении поручений направляются главе для согласования или визы. Справки по документам, исполнять которые было поручено нескольким исполнителям, должны быть завизированы всеми соисполнителями или содержать ссылку на согласование с ними ответа. Заместитель главы, специалист проверяет представленный материал на предмет его соответствия заданию главы, инструкции по делопроизводству. Документы, не соответствующие требованиям, возвращаются на доработку. 5.8. Поручение считается исполненным, если глава согласился с представленной справкой. Поручения, не требующие непосредственного доклада об их исполнении, считаются выполненными по факту: отправка информации, заключения по проектам, принятие постановлений главы - о чем делается пометка в контрольной карточке. 5.9. Если по представленным справкам главой даны новые поручения, то дальнейший контроль осуществляется исполнителями на основании этих указаний. 6. Подготовка документов администрации сельсовета, п. Устье 6.1. Официальными документами администрации сельсовета, п. Устье являются постановления, распоряжения главы, обращения в адрес главы района, договоры, соглашения (далее - документы). 6.2. В виде постановлений оформляются: решения, принимаемые по вопросам, затрагивающим интересы сельсоветов, п. Устье и его жителей; решения об отмене решений (постановлений), принятых ранее администрациями сельсоветов, п. Устье. 6.3. В виде распоряжений оформляются решения по оперативным, организационным вопросам и вопросам, имеющим ограниченный срок действия и касающимся узкого круга должностных лиц и граждан. Распоряжения не должны содержать предписаний, носящих нормативный характер. 6.4. Проекты постановлений, распоряжений главы могут готовиться (вноситься) главой, заместителем главы, должностными лицами администрации (в дальнейшем - исполнителями). 6.5. Проект постановления (распоряжения) главы должен соответствовать следующим требованиям: Название вида акта оформляется следующим образом: "Усть-Кубинский муниципальный район глава _______ сельсовета (поселка Устье) ПОСТАНОВЛЕНИЕ" либо: "Усть-Кубинский муниципальный район глава _______ сельсовета (поселка Устье) РАСПОРЯЖЕНИЕ" Текст проекта, как правило, состоит из констатирующей и постановляющей частей. Распоряжение может не иметь преамбулы. В констатирующей части указываются фактические обстоятельства и мотивы, послужившие основанием для подготовки постановления, а также обязательная ссылка на законодательный или иной акт государственной власти, районного самоуправления (восстановить заголовок, дата издания, номер), в соответствии с которым подготовлен документ. Преамбула в проектах постановления завершается словом "постановляю". Постановляющая часть должна содержать четко сформулированные поручения с указанием исполнителей, сроков исполнения и форм отчета о результатах исполнения. Проект не должен противоречить действующему законодательству, актам органов государственной власти и районного самоуправления; должен быть кратким, четким и понятно сформулированным; содержащим только официальное наименование органов и организаций или их сокращенные официальные наименования. При внесении проекта документа с приложением, содержащим необходимую дополнительную информацию, в тексте документа делается ссылка на приложение. Приложения визируются должностным лицом, ответственным за их содержание, поправки в приложениях визируются дополнительно; проект должен учитывать ранее принятые решения по рассматриваемому вопросу, содержать при необходимости пункты об отмене или изменении этих решений, снятии с контроля. 6.6. Ответственность за качество подготовки выносимых проектов несут инициаторы, вносящие проекты. 6.7. Принятые официальные документы (постановления, распоряжения) регистрируются заместителем главы, специалистом, тиражируются (копии заверяются) и в 3-дневный срок рассылаются конкретным исполнителям. Постановления и распоряжения главы, затрагивающие интересы граждан, доводятся до сведения населения. Формирование в дело подлинников постановлений и распоряжений, сдача их в архив в соответствии с действующими правилами производится заместителем главы. Замена разосланных постановлений и распоряжений (внесение в них технических поправок, не связанных со смысловой нагрузкой) производится по указанию главы. 7. О порядке заключения договоров администрациями сельсоветов, п. Устье 7.1. Договоры, заключаемые от имени администраций сельсоветов, п. Устье, подписываются главой либо и.о. главы. 7.2. Договоры, предусматривающие финансовые расходы из районного бюджета, подлежат согласованию с финансовым управлением и соответствующим отраслевым подразделением администрации района. 7.3. Договоры, подготовленные администрациями сельсоветов, п. Устье подлежат регистрации заместителем главы, в отдельном журнале по форме: - регистрационный номер договора; - разработчик договора; - срок действия договора; - отметка о дате отправления и дате поступления договора, подписанного другой стороной; - ф.и.о. и должность ответственного за исполнение договора; - отметка об исполнении, прекращении договора. 7.4. Ответственность за заключение договора и контроль за надлежащим исполнением договора возлагается на главу. 7.5. Договор в письменной форме может быть заключен путем составления одного документа, подписанного сторонами, а также путем обмена документами посредством почтовой или иной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от сторон по договору. 7.6. Заключение договоров, не обеспеченных финансированием и не завизированных соответствующими должностными лицами, не допускается. Полную материальную ответственность за подписание таких договоров несет глава. 7.7. Подлинники договоров и соглашений подлежат постоянному хранению в администрации. 8. Работа с письменными обращениями граждан и организация личного приема 8.1. Работа с обращениями граждан ведется в строгом соответствии с законодательством. 8.2. Учет, организацию работы по рассмотрению письменных и устных обращений граждан, осуществление контроля за своевременным и полным рассмотрением вопросов, поставленных на личном приеме и в обращениях, ведет заместитель главы в соответствии с Законом области "Об обращениях граждан". 8.3. Письма с важными сообщениями, поступившие с контролем из администрации района, Представительного Собрания, депутатов, СМИ, безотлагательно передаются главе. 8.4. Указание об исполнении письменных обращений граждан дается в форме резолюции главы. Если в резолюции указано несколько лиц, ответственных за исполнение поручения, и в обращении содержится несколько вопросов, контроль за сроками рассмотрения и подготовку ответа автору обращения осуществляет исполнитель, указанный в резолюции первым. Соисполнители представляют ответственному исполнителю все необходимые материалы для составления ответа не позднее 5 дней до истечения срока исполнения. 8.5. Обращения граждан рассматриваются в срок не более месяца, а не требующие дополнительного изучения и проверки - безотлагательно, но не позднее 15 дней. В исключительных случаях срок рассмотрения обращения может быть продлен, но не более чем на 1 месяц, с сообщением об этом заявителю. Сроки исполнения обращений могут быть установлены в тексте резолюции главы. Срок рассмотрения предложений, требующих дополнительного изучения, может быть продлен до шести месяцев. 8.6. Анонимные обращения не рассматриваются, но учитываются в работе. 8.7. Текст ответа должен излагаться четко, кратко, исчерпывающе давать ответ на все поставленные в обращении вопросы. 8.8. Исполненные обращения граждан со всеми относящимися к ним материалами и оформленные ответы передаются заместителю главы. 8.9. Прием граждан по личным вопросам осуществляется по утвержденному графику. 9. Контроль за исполнением постановлений, распоряжений 9.1. Контроль и проверку исполнения постановлений и распоряжений главы осуществляют глава либо заместитель главы. 9.2. Контролю за исполнением подлежат документы, содержащие контрольные вопросы (конкретные по времени, исполнителям и форме поручения). 9.3. Ответственные работники администрации сельсовета, п. Устье, осуществляющие контроль, должны: - в 10-дневный срок обеспечить разработку исполнителем плана организационных мероприятий по выполнению документа; - организовать непосредственную проверку реализации документа; - своевременно готовить предложения о снятии документа с контроля или продлении сроков исполнения; - оформлять контрольное дело (план организации выполнения документа, протоколы заседаний, рассматривающих ход его выполнения; промежуточные и итоговые справки об их реализации; статистические данные; статьи из газет и т.д.; информации, запрошенные от исполнителей). 9.4. Документы подлежат исполнению в указанные в них сроки. Если срок не указан, то главой устанавливается примерный срок: квартал, полгода, год - в зависимости от содержания поручения в документе. Решение о продлении срока исполнения документа принимается главой. 9.5. Распорядительные документы снимаются с контроля главой. 10. Печатание и размножение документов 10.1. Печатание документов осуществляется заместителем главы, специалистом, при соблюдении требований Инструкции по делопроизводству. 10.2. При подготовке материалов к печатанию особое внимание следует обращать на четкое и разборчивое написание фамилий, специальных терминов, наименований ведомств и организаций, иностранных слов и географических названий. Принимаются только общепринятые сокращения слов. 11. Порядок передачи, хранения, использования дел архива 11.1. Законченные производством дела постоянного срока хранения хранятся в администрации в течение 5 лет, затем после подготовки и оформления в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству сдаются в архив. 11.2. Дела временного срока хранения в архив не сдаются, а уничтожаются по акту установленной формы, утверждаемому главой. 11.3. В случае ликвидации или реорганизации администрации сельсовета, п. Устье заместитель главы, специалист в месячный срок формирует все имеющиеся документы в дела и передает их правопреемнику или в архив по акту. 11.4. До передачи в государственный архив документы постоянного хранения находятся в администрации у заместителя главы, специалиста в течение 5 лет, а документы по личному составу - 75 лет. Изъятие документов из архивных дел запрещается.